כל מי שהתנסה אי פעם בהפקת אירוע יודע שמדובר בתהליך מורכב הדורש ארגון מופתי והקפדה על כלל הפרטים, קטנים כגדולים.
דאגה לרשימת המוזמנים, לארגון המקום ולהשריית האווירה הטובה הם רק חלק מתחומי האחריות של מפיק האירוע, וממש לא כולם.
בין היתר, על המפיק (או המפיקה, או המפיקים) לדאוג גם לציוד שישמש באירוע – לוודא מה צריך ולהשיג ממנו מלאי איכותי.
אחת הדרכים הנוחות לדאוג לכך היא באמצעות צ'קליסט – רשימת ציוד עליה ניתן לסמן מה הושג כבר ומה לא.
במאמר הבא נעסוק בצ'קליסט הבסיסי של ציוד לאירועים בתקופת החורף.
הבסיס לכל אירוע
כשמדברים על ציוד לאירועים יש כמה מוצרי בסיס שחובה לארגן לכל אירוע, לא משנה מה טיבו. אנו מדברים כמובן על כיסאות ושולחנות. אפילו אם מדובר במסיבת ריקודים פרועה, בהחלט צריך לאפשר את האופציה לאורחים לשבת ולהירגע קצת, וכן לדאוג לשולחנות להתאסף סביבם ולפרוס עליהם אוכל ושתייה. זה אמנם נשמע קצת אלמנטרי, אך אלו אכן דברים שיש לדאוג להם ולוודא שיש מספיק מהם. בנוסף חשוב לבדוק את איכותם, כלומר לענות על השאלה האם מדובר בכיסאות ושולחנות עמידים ונקיים אשר ישתלבו יפה עם האירוע וינעימו את זמן האורחים?
מה קרה? העונה הקרה
כמו הרבה תחומים בחיים, התארגנות לחורף מצריכה יותר ציוד ויותר דאגה לפרטים. הפקת אירוע חורפי מחייבת כמה מוצרי בסיס נוספים. בראש ובראשונה צריך לדאוג לחימום מספק. במידה והאירוע נערך במקום מקורה עם מערכת חימום מרכזית רצינית אין בעיה. אם האירוע נערך בשטח פתוח או שהמזגן אינו מספק, מומלץ מאוד להביא גופי חימום נוספים. פטריות חימום להשכרה הן פתרון יעיל ואלגנטי לבעיה זאת. בנוסף יש לדאוג כמובן לקירוי מספק כנגד גשם, ברד ושאר משקעים שנופלים מהשמיים. לכן במידה והאירוע לא מתרחש בתוך מקום סגור, חובה לארגן סככה איכותית ורחבה שתמנע מהגשם לדלוף. עוד עניין שכדאי לדאוג לו בעונה החורפית הוא עניין המלתחה: בעונה החורפית אנשים מסתובבים עם מעילים ושכבות עליונות אותן הם מסירים בהגיעם למקום. לכן כדאי מאוד לארגן מתלים, מדפים או לוקרים לרווחת המוזמנים שלכם.
מה עם קצת ייחוד?
לבסוף, על מנת להרים אירוע בלתי נשכח שייחרט בלב אורחיכם, כדאי מאוד לארגן כמה גימיקים ודברים ייחודים לאירוע שלכם, אשר יבדלו אותו מאירועים אחרים דומים. אפשר לעשות זאת במגוון דרכים, גם באמצעות הציוד אותו אתם מזמינים. אפשר ללכת על כיסאות, שולחנות ורהיטים נוספים בעיצוב מעניין ולא שגרתי. בנוסף אפשר להזמין ציוד מיוחד, כגון דוכנים מגניבים, גופי תאורה שמושכים את העין או פודטראקס שמושכים את הבטן. עולם הציוד לאירועים הוא עולם רחב וכמעט אינסופי, אשר תלוי בעיקר במידת הדמיון הטובה עליכם. לכן בלי קשר לחורף, קיץ, אביב או סתיו, מומלץ מאוד לחשוב מעט מחוץ לקופסא ולהזמין ציוד ייחודי שיקפיץ את האירוע שלכם כמה רמות מעלה.
