אירועים בסביבה הפתוחה היו באופנה מאז ומעולם, המנהג האשכנזי לקיים את החופות בחוץ, השווקים העירונים וחופי הים הם דוגמאות מצוינות לדברים שנעשים באוויר הפתוח ללא מחשבה שנייה.
אך בשנים האחרונות נוצרה מגמה, אשר קיבלה חיזוק משמעותי בתקופת הקורונה, לקבוע אירועים בחוץ לדברים שעד כה לא חשבו לקיים אותם במתכונת זו.
קיום האירוע בחוץ מוסיף נופך מיוחד ומעניין לאירוע, בנוסף על גמישות גדולה יותר במיקומו ומחירו.
אך העברת האירוע אל החוץ אינה מסתכמת בשינוי הכתובת בהזמנה, אלא דורשת היערכות מוקדמת בכמה נושאים.
איך לצפות את הבלתי – צפוי, ולהערך כלפיו
דברים שאנו מקבלים כמובן מאליו בחלל סגור, כמו מיזוג וחשמל, הופכים לאתגר כאשר אנו דורשים את אותה רמת תשתיות גם במקום שאינו מפותח כמו מבנה ציבורי או פרטי. מזג האוויר, שטבעו ההפכפך משפיע על אירוע באוויר הפתוח בצורה קריטית, הוא עניין שעלינו להיערך לקראתו במגוון דרכים, אחרי השגת מודיעין על מזג האוויר ביום האירוע, מגוון האפשרויות מכריח אותנו להשיג חימום, קירור, תקרה למניעת רטיבות ועוד, וליישם חלק מהם בפועל לפי המצב שיוודע רק בזמן אמת.
תשתיות, צרכים שונים דורשים פתרונות שונים
החשמל הוא התשתית לחיים המודרניים ורובנו מקבלים אותו כמובן מאליו, אמנם הוא מיוצר על ידי תחנות כוח רועשות ומזהמות, אך אלו נחשבות מבחינת רחוק מהעין רחוק מהלב. בשטח הפתוח, עלינו לדאוג לחשמל של עצמנו עם טכנולוגיות שדומות מאד לתחנת הכוח, אך קרוב למוקד הפעילות. לכן יש להפעיל שיקול דעת רב ולתכנן בזהירות את המיקום וההרכבה של מכונות אלו, רצוי בהתייעצות עם גורמים מקצועיים ומחקר, לדוגמא באתר https://www.shmerling.co.il, אם תשתיות החשמל יעשו כשורה, הצלחת האירוע כמעט ומובטחת.
להיות בצד הנכון של החוק: איך לאשר כל צעד ושעל
אם באולם אירועים אתה תסמוך על בעל האולם לגבי אישורי שהייה ותקני בטיחותך מהמשטרה ומשירותי הכיבוי וההצלה, כאשר מקיימים אירוע בשטח הפתוח בהרבה מן המקרים יוצרים אותו מ- 0, ולכן יש לשים דגש מיוחד על האישורים, לא בכל מקום מותר ליצור התקהלות ולא כל מקום יהיה מבוטח על ידי חברת הביטוח שלכם. יש להיוועץ עם המשטרה לגבי דרכי גישה וחילוץ, ולבחון מול שירותי ההצלה דרכי פעולה אפשריות. מבחינת אחריות בטיחותית כדאי להיות על הצד הבטוח בכל העניינים הללו.
תכנון מקדים ייצור אירוע מוצלח
כמו בכל דבר, עדיף להגיע מוכן וללא היתכנות להפתעות באירוע, יש לשלב את חזון האירוע עם התשתיות הקיימות ולהוסיף עליהם היכן שאפשר. יש לוודא את נוחות ובטיחות המשתתפים באירוע על ידי תיאום מוקדם עם הרשויות ולדאוג לכיסוי ביטוחי מתאים. מומלץ מאד להיוועץ עם אנשי מקצוע עם ניסיון בתחומים הנג=דרשים על מנת לוודא שהאירוע יצא מושלם.
