5 דברים שחובה שיהיה בכל אירוע

הפקת אירוע דורשת הרבה פעולות חשובות, סדר וארגון, והרבה מאוד השקעה ואכפתיות מצד מפיקי האירוע – כדי שביום האירוע כל התכנון יבצוע כמו שצריך בלי טעויות. אבל, הפקת אירועים יכולה להיות לפעמים אכזרית: מפיקי האירוע תכננו הכל כמו שצריך, האירוע מתקתק, יש ליין אפ מסודר וכל עובד יודע מה התפקיד שלו, ובכל זאת – תקלה אחת באירוע שתגרום לכל האורחים לדבר רק עליה. לכן, הפקת אירועים דורשת מקצועיות, דיוק ואיכות בלתי מפשרת. אז מה חובה שיהיה באירוע כדי שהוא יצליח? הפרטים במאמר הבא.

 

לוח זמנים ומשימות ברורות

הפקת אירועים היא משימה שדורשת הרבה מאוד לוגיסטיקה, סדר וארגון. אחד הדברים החשובים ביותר הוא להגדיר מראש את המשימות שצריך לעשות לפני האירוע, במהלכו ואחריו, בשילוב עם לוח זמנים ברור לכל אחת מהמשימות. הגדרה של דד ליינים לכל משימה, מחייבת את בעלי התפקידים לעבוד על המשימה שלהם בזמן התחום שניתן להם, כך שלא יהיה מצב שהמשימה לא תקרה בזמן וכמו שצריך. בנוסף, הגדרות ברורות ולוח זמנים מאפשר שליטה ורוגע בתכנון האירוע ובמהלכו, ומזיז הצידה כל לחץ מיותר שיכול לצוץ.

 

ליין אפ

בכל אירוע, לא משנה אם זו חתונה, אירוע חברה, הופעה או בר/בת מצווה, יש כמה שלבים בתוכו. כך למשל בהופעה יהיה זמן הסתובבות בין דוכני האוכל, לאחר מכן די ג'יי שעולה לחמם את הקהל, לאחר מכן האמן עולה להופיע ולבסוף מסיבה ברחבה. כשיוצרים מראש לוח זמנים ברור, קרי, ליין אפ, האירוע יוכל להתנהל בצורה זורמת שנצמדת ללוח הזמנים שנקבע מראש. כמובן שבעת בניית הליין אפ, חשוב להשאיר זמן מרחב לטעיות שיכולות לקרות באירוע.

 

גיבוי

אף פעם על תסתמכו על כך שכל הדברים שתיכננתם לאירוע יקרו בדיוק כמו שרציתם. החיים הם דינאמיים, וכשמדובר בהפקת אירועים חשוב מאוד להכין גיבוי ותוכנית חלופית לכל דבר. תחילה, בכל הפן הטכני, תדאגו שיש לכם את כל הציוד הנדרש כדי לגבות אותו במידה ויהיו אי אלו תקלות טכניות. בנוסף, בכל הנוגע לאנשי הצוות – יכול לקרות מקרה שאיש צוות לא יוכל להגיע ברגע האחרון בשל מחלה או מקרה חירום. לכן, כמה ימים לפני האירוע תוודאו שכולם מגיעים, ואם יש בעיה תמצאו להם מחליף שלא תיתקעו ברגע האחרון.

 

תאום ציפיות

באירוע יש אנשים רבים שעובדים על המאורע. הלקוח מצפה להגיע לאירוע ושהכל יתקתק כמו שהוא דמייין. לכן, חשוב מאוד לעשות תאום ציפיות מראש עם הלקוח בכל הנוגע למפעילים השונים כמו הקייטרינג, המלצרים, הדי ג'יי ועוד.

 

תשומת לב לפרטים הקטנים

בתהליך הפקת אירוע, יש המון פרטים קטנים שצריך לשים לב אליהם. אם יש תקלה באחד מהפרטים הקטנים, זה יכול להוביל ל"אפקט הפרפר" ולחרב דברים אחרים באירוע. לכן, בתכנון האירוע תכינו רשימות ותכניסו לתוכם את כל הפרטים הכי קטנים, והכי חשובים.

 

לסיכום

הפקת אירועים יכולה להיות מאתגרת, מחייבת, מספקת ומגשימה חלומות. כדי שאירוע ילך כמתוכנן, חשוב מאוד להפיק אותו בצורה מסודרת ועם תשומת לב לכל הפרטים הקטנים. כשאירוע שהפקתם מצליח והלקוחות מרוצים – אין תחושה יותר מספקת מזו.

רחבת ריקודים

 

אולי יעניין אותך גם

איש משחק
אירועים
משחקים מומלצים לסוני 4

פלייסטיישן 4 (ידוע גם בקיצור PS4) הוא קונסולת משחק תוצרת חברת סוני שיצאה לשוק בשנת 2013. סוני 4 היא קונסולה המשתייכת לדור השמיני של קונסולות

קרא עוד »